Opciones avanzadas de Control de Gastos Sincro

PARTE 2: MANUAL DE CONTROL DE GASTOS SINCRO


VER PARTE 1 DEL MANUAL(pulsa el siguiente link):

1. GUÍA RÁPIDA DE CONFIGURACIÓN.

 

2. OPCIONES AVANZADAS DE LA APP ANDROID CONTROL DE GASTOS SINCRO:

Índice de Opciones avanzadas de la app android Control de Gastos Sincro:

  • Corregir saldos de cuentas:
    • Recálculo de saldos desde una fecha y un saldo inicial
    • Conciliación o Cuadre de cuentas y monederos descuadrados.
  • Favoritos:
    • Consulta y eliminación.
    • Creación y uso de Favoritos para poder acceder más rápidamente a informes, graficos, movimientos de cuentas e incluso cargar los datos de un gasto/ingreso favorito en un nuevo gasto.
      • Añadir informes y gráficas a favoritos
      • Añadir la consulta de movimientos de una cuenta a favoritos
      • Añadir un gasto/ingreso a favoritos.
    • Como usar un favorito:
      • Uso de favoritos desde la pantalla principal.
      • Utilizar un gasto/ingreso favorito para crear otro nuevo en cualquier lista.
  • Dar de alta múltiples gastos/ingresos con frecuencia diaria, mensual o anual.
  • Creación de excel, envío de excel y fotos, consulta de archivos y consulta de gráficas e informes.
    • Creación y envío de un excel con los gastos de tu lista.
    • Generación de gráficas e informes
    • Importación de datos desde un excel
  • Utilización del widget:
    • Utilización del widget de recordatorios rápidos.
    • Activación del widget y alta de recordatorios.
    • Gestión de recordatorios.
  • Uso de gráficos e informes.
  • Uso de Comisiones e impuestos.
  • Operaciones con divisas.

Corregir saldos de cuenta

Hay tres formas para modificar, recalcular o corregir el saldo de una cuenta:

  • Por un lado modificando la cuenta y cambiando el saldo directamente, para lo cual solo hay que pulsar la cuenta deseada y después pulsar en modificar.

  • Usando la opción Recalcular saldo desde una fecha.

  • Usando la opción Corregir saldo de Cuentas.

Pasamos a explicar las dos últimas opciones:

Recalcular Saldo desde una Fecha. Sirve para obtener un saldo desde una fecha determinada sumando y restando los movimientos desde esa fecha.

Si pulsas el tercer icono que aparece en la pantalla de Catálogo de cuentas, el que tiene los símbolos +,-,x, /, podrás acceder a la siguiente pantalla donde a partir de una fecha seleccionada y un saldo inicial se recalculará el saldo de la cuenta seleccionada, teniendo en cuenta los movimientos asociados a la cuenta que hay en la aplicación desde esa fecha:

recalcularsaldo1

Pasos a seguir:

1) Seleccionar la cuenta para la que quieres recalcular el saldo.

2) Seleccionar la fecha desde la que se calculará el saldo.

3) Introducir un saldo inicial.

4) Pulsar el botón Calcular, para ver el saldo recalculado.

5) Si el saldo es correcto, puedes pulsar Aplicar, para que la aplicación sustituya el actual saldo por el nuevo saldo recalculado.

¿Cómo lo recalcula la aplicación?:
- A partir del saldo inicial introducido la aplicación sumará a ese saldo todos los ingresos y le restará todos los gastos registrados.
- Se tiene en cuenta que en traspasos entre cuentas propias, si la cuenta a recalcular es la cuenta destino del traspaso, en caso de que en el traspaso se marcase “gasto”, el movimiento que se registró en la aplicación sobre la cuenta destino, en realidad, fue considerado como un ingreso; sin embargo, si el traspaso se registro como un “ingreso”, entonces sobre la cuenta afectada se realizó un gasto.
- Si en la pantalla de configuración está marcada la casilla de NO imputar los gastos futuros, estos no se tendrán en cuenta en el recálculo.

Corregir saldo de cuentas. Sirve para conciliar y cuadrar cuentas y monederos descuadrados:

Si pulsas el icono que aparece en la pantalla de Catálogo de cuentas que tiene una balanza, podrás acceder a la siguiente pantalla donde puedes generar de manera automática apuntes de conciliación para cuadrar tus cuentas. Los apuntes de conciliación generan un gasto o un ingreso con el fin de  marcar que se ha realizado un cuadre contable.

Esta pantalla sirve, por tanto, para cuadrar un descuadre entre el saldo real de tus cuentas o monederos y el saldo que hay en la aplicación. A veces, en tu monedero real, tienes una cantidad de dinero y en la app otra, por ejemplo debido a que hay algún gasto que no has registrado y del que no te acuerdas.

corregirsaldo1

 

Pasos a seguir:

1) Seleccionar la cuenta para la que quieres corregir el saldo.

2) Elegir la forma en la que quieres corregir el saldo. Existen dos opciones:

    • Realizar un apunte por una cantidad fija en la lista escogida. El apunte se realizará con el tipo de gasto “conciliación de cuenta”. Si se introduce una cantidad positiva, se realizará un ingreso. Si se introduce una cantidad negativa, se realizará un gasto automático.
    • Realizar un apunte por la diferencia entre el saldo real de tus cuentas o monederos y el saldo de la aplicación. Si en tu monedero real tienes 50 euros y en el monedero de la aplicación tienes 55 euros, la aplicación realizará un gasto por 5 euros con tipo de gasto “conciliación de cuenta” para reducir el saldo de la aplicación a 50 euros, dejando así cuadrado el monedero de la aplicación con el monedero real. Al seleccionar esta opción verás que el texto cambia automáticamente para indicártelo:

corregirsaldo2

 

3) Según la opción elegida en el punto anterior, se podrá introducir o un importe fijo o el saldo real de tu cuenta o monedero.

4) Elige la lista sobre la que se va a realizar el apunte de conciliación: Lo que hará la aplicación por ti es generar un apunte con el tipo de gasto “Conciliación de cuenta” que podrás ver del siguiente modo en la lista elegida (en la pantalla que ves a continuación hemos realizado dos correcciones):

corregirsaldo3

 

5) Pulsar el botón Aplicar Saldo, para realizar el ajuste.

 

Favoritos

Los favoritos sirven para crear accesos rápidos a ciertas pantallas o gastos/ingresos que quieras marcar como de uso habitual. Los favoritos dados de alta están dentro de la pantalla de catálogo de datos. Si vas a la parte 1 del manual y buscas el apartado “SEGUNDO PASO:Configurar los catálogos.” podrás ver el catálogo “FAVORITOS”. Al pulsarlo accederás a los favoritos creados(la pantalla siguiente).

Consulta y eliminación.

Como te decíamos, si accedes puedes ver la siguiente pantalla, donde podrás ver qué favoritos tienes creados. El funcionamiento es igual que en los anteriores catálogos, salvo que desde esta pantalla no puedes dar de alta favoritos:

favoritos1

Por lo tanto:

  • Si quieres eliminar un favorito pulsa durante unos segundos sobre el favorito  que quieras borrar y aparecerá un menú donde podrás elegir eliminar.
  • Si quieres modificar el nombre de un favorito pulsa sobre el favorito y podrás editar el nombre.

 

Creación y uso de Favoritos para poder acceder más rápidamente a informes, gráficos, movimientos de cuentas e incluso cargar los datos de un gasto/ingreso favorito en un nuevo gasto:

a) Añadir informes y gráficas a favoritos:

Para añadir un informe o gráfica a favoritos para poder acceder a ella más rápidamente desde la pantalla principal sólo tienes que mantener pulsada la gráfica o informe durante unos segundos y seleccionar el icono que aparece con la estrella.

favoritos2

Al pulsarlo, la aplicación te solicitará que introduzcas un nombre o descripción que servirá para identificar tu favorito:

introducenombrefavorito

 

 

b) Añadir la consulta de movimientos de una cuenta a favoritos.

En la pantalla de consulta de movimientos de una cuenta, si pulsas el botón de menú que hay arriba a la izquierda, podrás la opción añadir favoritos:

 favoritos3

 

(Para llegar a la pantalla de consulta de movimientos de una cuenta, accede al catálogo de cuentas y pulsa una cuenta para que aparezca la opción “Movimientos de la Cuenta”)

 

Al pulsar en “añadir a favoritos”, la aplicación te solicitará que introduzcas un nombre o descripción que servirá para identificar tu favorito:

introducenombrefavorito

 

c) Añadir un gasto/ingreso a favoritos.

Para añadir un gasto/ingreso como favorito y poder cargar los datos de ese favorito en otras altas nuevas, selecciona un gasto/ingreso ya existente y podrás ver el icono de añadir a favoritos en la parte de arriba (fíjate que es una estrella con un “+”).

favoritos4

Al pulsarlo, la aplicación te solicitará que introduzcas un nombre o descripción que servirá para identificar tu favorito:

introducenombrefavorito

 

Cómo usar un favorito.

Hay dos formas de usar tus favoritos, desde la pantalla principal, y desde la pantalla de alta de gastos.

a) Uso de favoritos desde la pantalla principal:

Para poder seleccionar un favorito pulsa icono de favoritos de la pantalla principal o la opción “Favoritos” del menú que te marcamos. Al pulsarlo verás las opciones, herramientas y favoritos:

favoritos5

Al seleccionar el icono de favoritos, en caso de haber creado ya algún favorito, te aparecerá la siguiente pantalla donde podrás seleccionar el favorito que quieres usar:

usarfavorito2

– Si seleccionas un favorito que apunta a un gráfico o ingreso, se abrirá directamente ese gráfico o ingreso.

– Si seleccionas un favorito que apunta a los movimientos de una de tus cuentas, se abrirá directamente la pantalla de consulta de movimientos que diste de alta como favorita.

– Si seleccionas un gasto/ingreso favorito, se abrirá la pantalla de alta de gastos/ingresos directamente con los datos ya cargados. (IMPORTANTE: desde la pantalla principal esta opción dará de alta el gasto en la lista original en la que se creó el favorito. Si quieres usar este favorito en otra lista, debes hacerlo como se comenta en el siguiente punto.)

b) Utilizar un gasto/ingreso favorito para crear otro nuevo en cualquier lista:

Para realizar esta opción, debes ir a la pantalla de alta de gastos/ingresos, donde verás que te aparece un icono con una estrella en la parte de arriba. Si te fijas, en la pantalla de alta el icono no lleva el +, ya que en las altas solo puedes cargar favoritos ya creados:

favoritos6

Al seleccionar el icono de favoritos, en caso de haber creado ya algún favorito, te aparecerá la siguiente pantalla donde seleccionar el favorito que quieres usar:

 

usarfavorito2

(En esta opción sólo te aparecerán los favoritos de gastos/ingresos, ya que desde aquí sólo se pueden usar gastos/ingresos favoritos.)

 

 

Dar de alta múltiples gastos/ingresos con frecuencia diaria, mensual o anual:

Si quieres introducir varios gastos de una sola vez porque son gastos reiterativos en el tiempo, puedes repetir el gasto/ingreso tantos días, meses o años cómo desees. Para ello, en la pantalla anterior de alta de gastos, pulsa el icono que hay al lado de la fecha; al hacerlo aparecerá la siguiente pantalla donde podrás elegir cuantas veces quieres repetir el gasto;

frecuencia

Truco: activa en configuración la opción "no imputar gastos con fechas futuras", para que de ese modo, las repeticiones que se vayan a crear con fecha a futuro, aparezcan en la lista de gastos con un reloj, que indicará que aún no se han imputado.

 

Creación de excel, envío de excel y fotos, consulta de archivos y consulta de gráficas:

En la pantalla de lista de gastos, a la que se accede pulsando en una lista, si pulsas el icono de menú, marcado en rojo en la siguiente pantalla, podrás generar el excel de tus gastos, importar un excel con gastos, enviar por mail el excel y las fotos, así como cómo acceder a los gráficos e informes.

Creación y envío de un excel con los gastos de tu lista:

Para generar y enviar un excel por mail, o un zip con las fotos y el excel, debes haber pulsado primero el icono de “exportar datos”. Después solo hay que pulsar el icono @ Enviar por mail.

listagastos2

 

Generación de gráficos e informes:

Si pulsas en gráficos, podrás generar gráficos con los datos de tu lista, como el que puedes ver a continuación:

graficabarras

Del mismo modo podrás consultar distintos tipos de informes que pueden ser de dos niveles, en el que puedes encontrar un primer nivel como la categoría y el segundo nivel que es la agrupación de todos los gastos del mismo tipo, el informe quedaría como el siguiente:

informes1

Y también puedes encontrar informes de 3 niveles, como el siguiente, en el que agrupamos por mes, categoría, y después por tipo de gasto:

informes2

Importación de datos desde un Excel:

Desde el menú anterior de lista de gastos, puedes “importar datos” desde un excel a partir de un formato determinado.

El formato que debe tener el excel es el siguiente:

  • El excel debe tener una cabecera, ya que la primera línea no se lee.
  • Las columnas deben ser 8:
    • Tipo: Debe ser “ingreso” ó “gasto”
    • Tipo Gasto: puede ser uno ya definido dentro de la aplicación u otro nuevo
    • Monto: El importe.
    • Fecha: En formato DD-MM-AAAA
    • Moneda: Puede ser una ya definida dentro de la aplicación u otra nueva.
    • Forma de pago: Puede ser una ya definida dentro de la aplicación u otra nueva. Si usas una forma de pago asociada a una cuenta, no se realizará la imputación sobre la cuenta. Esta funcionalidad aún no está desarrollada.
    • Cantidad: Número de veces que se multiplicará el importe.
    • Descripción: La descripción que quieras introducir.
  • Si se produce el error de número de columnas, selecciona las columnas de la derecha de tu excel que estén vacías y eliminalas, ya que aunque parezcan vacías, pueden contener algún tipo de formato y provocar el error.
  • Puedes descargar un ejemplo de excel aquí: http://porelinterestequieroandres.es/ejemplo de carga.xls

 

Utilización del widget de recordatorios rápidos:

Activación del widget y alta de recordatorios

Para activar el widget, en la pantalla de tu escritorio, mantén el dedo durante unos segundos hasta que aparezca un menú en el que encuentres la palabra Widgets. Selecciona la opción widgets, y te aparecerá un listado con todos los widgets que puedes localizar. Busca el widget que se llame CONTROL DE GASTOS, y selecciónalo. Tras seleccionarlo te tendrá que aparecer en la pantalla el siguiente widget que ves abajo a la izquierda:

widget1

 

Al pulsar el icono de notas amarillas te aparecerá una pantalla en la que poder escribir una descripción sobre el recordatorio que quieres guardar:

widget2

 

Tras aceptar, habrás dado de alta tu recordatorio. Este recordatorio podrás consultarlo al entrar en la aplicación desde el menú de la pantalla inicial y pulsando la opción “recordatorios” que puedes ver a continuación:

widget3

Gestión de recordatorios:

Al pulsar el icono de la pantalla anterior, verás tus recordatorios, que podrán ser como estos:

widget4

 

Si pulsas el recordatorio te aparecerá una pantalla en la que podrás elegir la lista en la que quieres dar de alta el gasto que habías apuntado realizar:

altagastodesderecordatorio

Una vez que hayas dado de alta el gasto, el recordatorio será eliminado inmediatamente.

Puedes eliminar un recordatorio también manteniéndolo pulsado durante unos segundos con el dedo.

Uso de comisiones e impuestos:

Es posible que quieras dar de alta un gasto descontando directamente una comisión aplicando un porcentaje al importe o descontando los impuestos aplicados. También puedes aplicar una comisión o un impuesto, a nivel informativo, mostrando el % calculado pero dejando el importe original que introdujiste intacto. Esto es muy útil si eres un empresario y quieres dar de alta tus ingresos, directamente descontando ya la comisión que te cobra VISA por cobrar con tarjeta a través del TPV. Para usar esta funcionalidad, ve a “Configuración” y activa la opción “Quiero usar el catálogo de impuestos y comisiones”. (en el paso 3 del manual te hemos explicado como acceder a Configuración).

Una vez activada la opción, en la pantalla de catálogos te aparecerá el catálogo de impuestos y comisiones donde podrás crear los tipos de impuesto(IVA) y las comisiones que desees. También se mostrarán las comisiones e impuestos a elegir en la pantalla de alta de gastos. Al acceder a este catálogo verás la siguiente pantalla donde ya hemos dado de alta una comisión y un impuesto de ejemplo:

comisiones1

Como en otras pantallas:

  • Para eliminar una comisión o un impuesto, mantén pulsado unos segundos.

  • Para editar una comisión o un impuesto, solo púlsala para acceder a la pantalla de edición.

Para crear una comisión o un impuesto, simplemente pulsa el botón “+”. Y accederás a la siguiente pantalla donde debes elegir:

comisiones2

 

1) El nombre que le quieres dar a tu impuesto.

2) Elegir si es un impuesto o una comisión lo que quieres crear.

3) Introducir el porcentaje a aplicar

4) Elegir el comportamiento. Tienes que elegir si quieres que a los gastos se le reste el porcentaje a aplicar, o se le sume. (y viceversa para los ingresos)

Es decir, si tienes un Gasto de 100 euros, puedes elegir que al calcular el impuesto, el importe sea calculado restándole el porcentaje quedando por ejemplo 90 euros para un (10%) o si por el contrario quieres que se le sume.

5) Elegir cómo se aplica. Hay dos opciones:

  • Se calcula y se aplica el impuesto/comisión sobre el importe: Esto hace que si introduces un importe de por ejemplo 100 euros, se reacalcule el importe dejándolo en 90 euros para un 10%.

Con esta opción, un impuesto del 10% sobre un importe de 100 euros, se mostraría del siguiente modo en la pantalla de alta, si hubiésemos elegido en el punto 4) anterior “en gastos se Resta”. Fíjate que tú introdujiste un importe de 100 y la app te lo ha cambiado porque le ha calculado el IVA.

comisiones3
Con esta opción, una comisión del 5% sobre un importe de 100 euros, se mostraría del siguiente modo en la pantalla de alta, si hubiésemos elegido en el punto 4) anterior “en gastos se Resta”. Fíjate que tú introdujiste un importe de 100 y la app te lo ha cambiado porque le ha calculado la comisión.
comisiones4

 

  • El importe ta lleva el impuesto/comisión aplicado y muestra el desglose del impuesto/comisión: Esto hace que el importe se quede como lo has introducido, sin embargo se mostrará debajo el desglose del impuesto que se ha aplicado.

Por ejemplo, con esta opción, un impuesto del 10% sobre un importe de 100 euros, se mostraría del siguiente modo en la pantalla de alta, si hubiésemos elegido en el punto 4) anterior “en gastos se Resta”. Fíjate que el importe introducido es 100 porque tu lo has introducido sabiendo que ya lleva aplicado el IVA. La aplicación lo que hace es mostrarte el importe original antes de aplicar el IVA.

comisiones5

 

 

 

 

 

 

Operaciones con divisas:

 

La aplicación te permite dar de alta gastos e ingresos que no son de tu moneda por defecto. Cuando das de alta un gasto o ingreso en otra divisa, en la vista de gastos, el importe que aparece es el importe convertido a tu moneda por defecto(el tipo de conversión lo puedes definir en el catálogo de divisas). Es decir, en la lista de gastos no se muestran los importes de gastos por divisas, sino todos en la divisa por defecto. Esto es así porque es la forma que tenemos de estandarizar los importes ya que de lo contrario a la hora de sacar informes, etc, estaríamos mezclando importes en divisas distintas.

Si, por ejemplo, das de alta una operación en divisa, contra una cuenta o monedero ficticio en euros, el importe que se resta o ingresa sobre la cuenta seleccionada será el importe convertido a tu moneda por defecto.

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