Manual de la app android CONTROL DE FACTURAS

 

MANUAL DE FACTURAS


Este es el manual de la aplicación android Control de facturas. Control de facturas es una aplicación gratuita que te permitirá crear facturas en formato pdf para enviarlas directamente por mail desde tu dispositivo android. Es una aplicación multiusuario que te permite gestionar facturas de distintos usuarios, con catálogos de productos diferenciados. La aplicación te permite generar facturas con cabeceras de distinto color e incluso incluir el logotipo que desees. También puedes generar una factura total pero creando también subfacturas parciales con sus pdfs correspondientes.

 

1) Pantalla principal y menus.

1.1. Sincronización con Dropbox.

2) Catálogo de datos.

2.1. Datos de Usuario.

2.2 Configuración

2.3 Clientes

2.4 Proveedores

2.5 Vendedores

2.6 Productos y/o Servicios

2.7 Categorías de Productos y/o Servicios

3) Alta de facturas y Órdenes de compra.

4) Consulta y modificación

5) Histórico de Facturas.

6) Informes

7) Registrar Facturas en Control de Gastos

8) Acceder al canal de comunicación.

 

 

1) Pantalla principal y menus.


principal1principal2

 

Las funcionalidades del menú superior sirven para:

 

Si pulsas el botón de cambio de usuario podrás acceder al siguiente diálogo donde elegir el usuario. Cada usuario tiene catálogos, clientes, y datos de factura diferentes:

cambiousuario

 

1.0. Acceso a herramientas y opciones de configuración de la app.

Si pulsas la tecla de herramientas accederás a las siguientes opciones:

 herramientas

 

 Donde podrás realizar las siguientes acciones:

  • Cambiar el color de la interface gráfica.
  • Cerrar el año en curso, para que las facturas y órdenes vayan a parar al histórico y no aparezcan en las opciones principales.
  • Acceder a la pantalla de herramientas donde podrás realizar las siguientes acciones a su vez:

herramientas1

    • Acceder a la Tienda para poder comprar “quitar publicidad”, personalizar pantalla principal, o personalizar textos predefinidos para los mails.
    • Backup. (El backup solo salva las bases de datos, los pdfs generados no los salva.)
    • Restaurar backup
    • Enviar Backup.

 

1.1 Sincronización con dropbox.

 

Si pulsas el icono de dropbox, podrás acceder a la siguiente pantalla, donde podrás dar acceso a la aplicación a poder enviar los datos de tus facturas(pdfs, excels y backups) a tu cuenta de dropbox:

dropbox

 

Si activas la sincronización con dropbox, en tu cuenta de dropbox te aparecerá una carpeta llamada “aplicaciones” donde aparecerán las siguientes carpetas y datos dependiendo de si usas la versión free o la de pago:

Y dentro de las mismas las siguientes carpetas:

La carpeta backup es donde se guarda el backup de tus datos, cuando realizas un backup.

La carpeta Usuario1 se corresponde con el usuario 1 que has creado y en esta carpeta tendrás las siguientes carpetas:

Que son las carpetas donde se guardan las facturas en formato pdf de tus clientes. Verás también otras carpetas donde se guardan los excel y los informes generados.

 

 

 

2. Catálogo de datos.


Si en la pantalla principal pulsas en “Catálogo de datos” accederás a la siguiente pantalla:

catalogos

 

2.1 Datos de Usuario

Si seleccionas la opción “datos de usuario” accederás al listado de usuarios de la aplicación.

usuarios

 

Seleccionando el que desees podrás: Eliminarlo, seleccionarlo como usuario actual, o modificar sus datos. Si pulsas en modificar accederás a los datos de usuario, que son los datos con los que se generarán las facturas.

modificarusuario

 

 

Pulsando el icono de herramientas que hay en la cabecera, al lado del nombre del usuario actual, también se accede a la pantalla de modificación de los datos del usuario actual:

usuariodatos2

 

 

La dimensión del LOGO no debe superar el alto de la cabecera. 370×50 pixeles. Trata de reducir la imagen hasta que entre en la cabecera.

2.2 Configuración.

En la pantalla de configuración tenemos cuatro apartados diferenciados donde vamos a configurar varios aspectos:

configuracion

CONFIGURACIÓN GENERAL

En este apartado vamos a poder configurar:

configuracion general1configuracion general2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • La divisa que aparecerá en las facturas.
  • El formato de la fecha que aparecerá en las facturas.
  • La app que queremos arrancar para imprimir. La app podrá enviar directamente a imprimir la factura en formato PDF a la app de impresión que tengas instalada.
  • Opciones de visualización de menús, que servirán para eliminar del menú principal ciertas opciones que no deseamos ver.
  • Activar la PASSWORD de administrador y usuario para acceder a la aplicación. Solo el administrador puede editar los catálogos. Si se da de alta una password de vendedor, este solo podrá dar de alta facturas y consultar, pero no podrá editar catálogos. Si solo has activado solo la password de administrador te aparecerá al abrir la app, la siguiente pantalla

password1Sin embargo, si has activado tanto la password de administrador como la de vendedor, la pantalla de acceso será distinta. Si activas la casilla “acceso administrador” deberás introducir la password de administrador, pero si la dejas desactivada, solo podrás introducir la password de vendedor:password2

  • Incluir un logo de usuario. Esta opción también se puede configurar desde datos de usuario.

La dimensión del LOGO no debe superar el alto de la cabecera. 370×50 pixeles. Trata de reducir la imagen hasta que entre en la cabecera.

  • Configuración de los importes.

Podrás definir si quieres puntos de separación de los miles o si tu separador decimal es un punto o una coma. También podrás redondear los totales a números enteros(opción usada en algunos países).

  • Configuración de los impuestos.

Accediendo a esta opción podrás definir los porcentajes de los respectivos impuestos.(Cada usuario tiene sus propios datos).Los datos que se pueden rellenar o configurar son:

– El tipo de impuesto que quieres que aparezca en la factura, y su porcentaje.

– El recargo de equivalencia

– La retención aplicada.

datosfactura0

 

  • Configuración de las Remesas.

La aplicación permite tener varios precios y proveedores para un mismo producto. Esto lo vamos a recoger con lo que denominamos Remesas del producto. El funcionamiento es sencillo, una vez creado un producto, puedes añadir remesas de productos con cantidades nuevas de productos, con precios distintos e incluso con proveedores distintos. Esto te permite poder tener controlado para un mismo producto las distintas entradas del mismo cuando los precios son distintos.

– Podrás configurar si quieres usar el sistema FIFO de contabilidad de inventarios, en el que que las primeras unidades que han entrado de un mismo producto(con el precio que le corresponda) son las que se van a vender primero. O si por el contrario quieres usar el sistema LIFO, donde las últimas unidades que han entrado al inventario serán las primeras en salir(con el precio que has marcado)

– Podrás configurar si quieres mostrar el número de remesa en la factura.

– Podrás configurar si quieres que las remesas caducadas o 0 unidades de productos en inventario se muestran o no.

configuración de remesas

DATOS DE FACTURA

Existen las siguientes opciones:

configuracion2

  • Forma de calcular los impuestos. Para el cálculo de impuestos hay dos opciones. (En España legalmente hay que usar la segunda forma.)

datosfactura1

a) Los impuestos se calculan individualmente. Esta la forma matemáticamente correcta para calcular los impuestos. Y es la correcta porque es la forma por la que el resultado del impuesto calculado de vender 10 unidades de una sola vez, es el mismo resultado que si vendes 10 unidades, 1 a 1, por separado. Hay que tener en cuenta que los redondeos en las multiplicaciones van quitando decimales y a veces no sale lo mismo de calcular el impuesto multiplicando el precio por el número de unidades y aplicarle el impuesto, que si calculas el impuesto unitario de cada producto y multiplicarlo por el número de unidades.
Ejemplo:
PRODUCTO A (precio 2,25)
IMPUESTO 7%
Si vendemos 10 unidades 1 a 1,obtenemos los siguientes IVAS:
1ª unidad: 2,25 * 0,07 = 0,1575 >> redondeando 0,16
2ª unidad: 2,25 * 0,07 = 0,1575 >> redondeando 0,16
……
…..
…..
como son 10 unidades el resultado de la suma del impuesto de las 10 unidades es 1,6
Si vendemos las 10 unidades de golpe y calculamos el impuesto sobre el precio total, en lugar de individualmente, tenemos:
10 unidades: 10 * 2,25 * 0,07 = 1,575>> redondeando al alza sale 1,58
Como se puede ver el resultado es distinto. Por eso, no se puede calcular el impuesto sobre el total calculado. Además de que en caso de que haya productos con diferentes tipos de impuesto, hay que calcularlo por separado.

Por lo tanto, la forma correcta para calcular el impuesto es calculándolo a nivel individual para cada producto, redondeando, y después sumando los impuestos calculados a nivel individual.

b) Los impuestos se calculan después de multiplicar precio por cantidad. 
EJEMPLO DE CÁLCULO SEGÚN LOS DOS MÉTODOS, PARA ENTENDER LAS DIFERENCIAS:
Ejemplo: Si vendes 200 unidades a un precio sin iva de 0,45€, siendo el IVA un 10%. Con el método que aplica la app haríamos:
El iva por unidad es 0.045 que redondeado hacia dos decimales siempre al alza si el tercer decimal es 5 o superior a 5, nos sale: 0.05
Por lo tanto, el precio con IVA de una unidad es 0.45+0.05 = 0,5
Por lo tanto 200 unidades son 200 uds * 0.5€ = 100 euros
Si lo calculamos por la segunda forma no correcta aunque aceptada, por la que se calcula el total sin IVA de todas las unidades y después se le aplica el IVA nos saldría:
200 uds* 0.45€ = 90
El 10% de IVA de 90€ es igual a 9€
Por lo tanto, el total es 90€ +9 de IVA = 99.
Sale 1 euro de diferencia por los redondeos, sin embargo, con la primera forma es la única que cumple que si haces 200 facturas de una unidad cada una, te da el mismo total que si haces una sola factura de 200 unidades.

  • Numeración de los documentos:
    • El usuario puede elegir si quiere controlar la numeración de los documentos o si quiere que sea la aplicación quien la controle. Si el usuario decide controlar la numeración en cada alta podrá modificar la numeración. Esto puede permitir tener facturas duplicadas con el mismo número de factura. Se podrán definir las numeraciones de las facturas, de los presupuestos y de los albaranes.

    datosfactura2

    • El número de factura inicial: Numero a partir del cual las facturas irán generándose consecutivamente. Cada factura llevará un número de factura que se calculará sumando 1 al número actual de factura. Es decir, si pones un 1 en la siguiente pantalla, la primera factura tendrá: “numero de factura : 1”
    • En caso de dejar que la aplicación sea la encargada de controlar la numeración de las facturas y presupuestos, el usuario podrá elegir si quiere que la numeración de facturas y presupuestos sea la misma o separada.

Si la casilla está desmarcada la numeración de facturas y presupuestos es única, es decir, tendrás:

factura 1 (numero correlativo de factura 1)

Presupuesto 2 (numero correlativo de factura 2)

factura 3 (numero correlativo de factura 3)

Si el presupuesto lo cambias a factura, el número de factura seguiría siendo el 2. Esto supone que si el presupuesto no te lo aceptan, puede quedar el hueco vacío. Y tener realmente sólo dos facturas. A nivel legal por lo que sabemos eso no supone ningún problema ya que te pueden anular una factura y no conseguir la venta, y tener el mismo hueco. Lo único que hay que hacer es mantener la factura anulada guardada o el presupuesto no aceptado guardado por si acaso.

Si la casilla está marcada: Verás que aparece un campo para introducir la numeración de presupuesto. Tendrás una numeración separada para facturas y otra para presupuestos. Te apareceráasí, en tu listado de facturas:

factura 1 (numero correlativo de factura 1)

Presupuesto 1 (numero correlativo de presupuesto 1)

factura 2 (numero correlativo de factura 2)

Si coges el presupuesto 1 y lo cambias a factura, el número de factura que aparecerá será el 3 y por lo tanto, te aparecerá asi tras el cambio de presupuesto a factura:

factura 1 (numero correlativo de factura 1)

factura 2 (numero correlativo de factura 2)

factura 3 (numero correlativo de factura 3) >> esta factura era antes el presupuesto 3.

Si ya había presupuestos creados, la aplicación empezará el número de presupuesto en el siguiente al que tenía el último presupuesto que tienes.

  • Formato de pdfdatosfactura3
    • Formato de factura. Actualmente hay 8 tipos de factura, una con la columna código de producto añadido, otra sin esa columna. Y las equivalentes sin la columna IVA. Y a parte hay otros dos formato de factura simplificada (TICKET) con o sin impuestos. 

     

    tiposfacturas

    Ejemplo de formato F1:

    pdffactura

    Ejemplo de formato TICKET:

     

    ticket

    • Tipo de cabecera: puedes elegir distintos tipos de color para la cabecera de la factura.
  • Visibilidad de información. Elegimos las opciones que queremos ver o usar para las facturas.

– Puedes activar la opción de ver los días de vencimiento que hay desde la emisión al vencimiento en la factura.

– Puedes activar la posibilidad de introducir descuentos por producto cuando estás dando de alta la factura.

– Puedes activar el control de inventarios. De este modo puedes dar de alta 1000 unidades de un producto que estás vendiendo. Cuando la suma del número de  productos que has ido vendiendo y que has ido rellenando en cada factura, llegue al límite introducido, la app te avisará que no hay unidades disponibles. Puedes añadir más unidades de producto en el catálogo de productos.

– Puedes activar poder filtrar productos por categorías en la pantalla de alta de facturas.

– Puedes activar “usar el nombre comercial del cliente” para identificar al cliente en la factura.

– Puedes permitir importar pedidos desde un archivo que te envía tu cliente a través de la aplicación. En caso de estar activado, verás que en el alta de facturas, aparece el siguiente botón con el que podrás importar una orden de compra recibida por mail. Al pulsarlo podrás buscar el fichero que se ha debido descargar a tu dispositivo que has debido haber descargado desde el mail recibido. Normalmente se descarga en la carpeta “Descargas” o “downloads” de tu dispositivo. Para localizarlo se abrirá la pantalla de la derecha para localizarlo:

importar listado

importar listado 2

(desde el punto de vista del cliente, para enviarte la orden de compra, solo debe crear una orden de compra, y pulsar en enviar por mail. En ese momento debe elegir enviar pdf y fichero de importación.)

– Puedes definir si quieres ver una hoja anexa en la factura generada, con las condiciones contractuales que quieras incluir. Las condiciones las puedes incluir en personalización de textos.

– Puedes definir si quieres incluir una hoja con un justificante de los pagos realizados. La hoja aparecerá automáticamente cuando marques una factura como pagada. Lo mismo ocurrirá con las facturas parciales generadas.

– Podrás definir si quieres mostrar en las líneas de los productos que aparecen en las facturas generadas los datos adicionales que pueden tener los productos. Por ejemplo, si has rellenado el campo especificaciones técnicas, aparecerán las primeras palabras que hayas rellenado.

DATOS DE ÓRDENES DE COMPRA

Las opciones de configuración de las órdenes de compra son iguales que la de facturas.

PERSONALIZACION DE TEXTOS

En esta opción vas a poder personalizar los textos que aparecen en los documentos. Por ejemplo, si quieres que en lugar de IVA (impuesto sobre el valor añadido) ponga IGIC (impuesto general indirecto Canario) podrás cambiarlo.

Las opciones de personalización son las siguientes:

datosfactura5

2.3 Clientes

Accediendo por estas opciones podrás acceder al listado de tus clientes. Pulsando el icono “+” podrás añadir nuevos clientes o proveedores. Si seleccionas uno de la lista  podrás cambiar los datos del cliente o proveedor con los que se genera la factura.

clientes

El icono que puedes ver en la pantalla siguiente con una imagen de un excel, sirve para exportar e importar los datos de tus clientes desde un excel.

Para obtener el formato del excel necesario para la importación de tus clientes, simplemente pulsa primero en exportar, que te generará un fichero que te servirá como base para la importación.

Las normas que debe cumplir el excel desde que importas los datos son:

  1. El excel debe tener una cabecera, ya que la primera linea no se lee.
  2. Las columnas deben ser las mismas que aparecen en el fichero excel de exportación cuando se generan:
    • NOMBRE
    • DOMICILIO
    • CIUDAD
    • CODIGO POSTAL
    • PROVINCIA/ESTADO
    • PAIS
    • NIF/CIF
    • TELEFONO
    • EMAIL
    • NOMBRE COMERCIAL
    • etc…
  3. Si alguna celda está vacía porque no tiene el dato, rellenela con “-“, por ejemplo.
  4. Si se produce el error de número de columnas, selecciona las columnas de la derecha de tu excel que estén vacías y eliminalas, ya que aunque parezcan vacías, pueden contener algún tipo de formato y provocar el error.
  5. Puedes pulsar en exportar excel de clientes (aunque no tengas ninguno creado) para conseguir el formato de importación.

Al pulsar un cliente, accederás a la pantalla con sus datos. Del mismo modo si pulsas el botón + accederás a la misma pantalla para añadir los datos del nuevo cliente:

datoscliente

2.4 Proveedores

Vas a poder dar de alta del mismo modo que con los clientes, los proveedores a los que vas a enviar órdenes de compra generadas con la aplicación.

2.5 Vendedores

Vas a poder dar de alta del mismo modo que con los clientes y los proveedores los vendedores que van a poder ser asociados a cada factura. A los vendedores les puedes asociar una comisión de venta. El objetivo es que puedas generar informes de las comisiones a pagar a cada vendedor. El informe de “Comisiones de Vendedores” solo aparece cuando hay vendedores creados.

2.6 Datos productos y/o Servicios

Si accedes al catálogo de productos, podrás acceder al listado de productos disponible, por ejemplo como el que te mostramos a continuación. Como ves en la pantalla siguiente, si has activado en datos de factura, el control de inventario, también verás el número de unidades que tienes(Pantalla de la derecha. También aparecerá un icono adicional después del icono de añadir (+) con el que podrás añadir unidades a los productos, sin necesidad de acceder a la pantalla de modificación.

productosproductosconinventarioactivado

También desde esta pantalla puedes importar los datos de tus productos desde un excel. El icono que puedes ver en la pantalla anterior con una imagen de un excel, es el que sirve para importar los datos. Las normas que debe cumplir el excel desde que importas los datos son:

  1. El excel debe tener una cabecera, ya que la primera línea no se lee.
  2. Las columnas deben las mismas que aparecen cuando generas un fichero de exportación de tus productos:
    • NOMBRE O DESCRIPCIÓN
    • PRECIO UNITARIO
    • CATEGORIA
    • CÓDIGO DE PRODUCTO
    • CANTIDAD DE UNIDADES
    • PRECIO DE COMPRA
    • NÚMERO DE CÓDIGO DE BARRAS
    • etc…
  3. Si alguna celda está vacía porque no tiene el dato, rellenela con “-“, “0” para los campos numéricos.
  4. Si la categoría no existe, se creará automáticamente.
  5. Si se produce el error de número de columnas, selecciona las columnas de la derecha de tu excel que estén vacías y eliminalas, ya que aunque parezcan vacías, pueden contener algún tipo de formato y provocar el error.
  6. Puedes pulsar en exportar excel de productos (aunque no tengas ninguno creado) para conseguir el formato de importación.

Si pulsas un producto o el icono + accederás a la pantalla de alta y modificación:

productos2

Donde puedes definir los datos del producto. E incluso puedes definir si un producto es un lote de productos, en cuyo caso se desplegarán los campos para rellenar las unidades del lote y si son kilos, unidades o litros. Cuando se trabaja con lotes, en la factura aparecerán los datos del lote.

También puedes definir de manera voluntaria el precio de compra de tus productos para que la aplicación pueda generar los informes de beneficios.

Por otro lado, puedes añadir también el código de barras, escribiéndolo o escaneándolo. Para escanear el código de barras debes pulsar el icono que hay a la derecha y que te marcamos en rojo en la pantalla. Para escanear códigos es necesario tener instalada la aplicación Barcode Scanner. Si no la tienes instalada te redireccionamos a google play para que la descargues.

productos3

Si escaneas los códigos de barras, cuando das de alta facturas, puedes escanear los productos del mismo modo para que se añadan automáticamente a la factura.

Generación de Remesas: La aplicación permite tener varios precios y proveedores para un mismo producto. Esto lo vamos a recoger con lo que denominamos Remesas del producto. El funcionamiento es sencillo, una vez creado un producto, puedes añadir remesas de productos con cantidades nuevas de productos, con precios distintos e incluso con proveedores distintos. Esto te permite poder tener controlado para un mismo producto las distintas entradas del mismo cuando los precios son distintos.
Al acceder a un producto, estarás viendo siempre lo que es el producto principal, o producto padre del que van a colgar sus remesas. Si quieres cambiar algo del producto principal simplemente en la pantalla que aparece al acceder al producto, cambia lo que necesites.

Si quieres añadir una remesa, en la parte de abajo, solo tienes que pulsar el botón “añadir remesa”, lo que abrirá una pantalla donde se copiaran los datos del producto padre para que puedas modificarlos. Sin embargo hay campos que no permitimos cambiar: la categoría, el tipo de impuestos aplicables y las especificaciones técnicas que deben ser los mismos, ya que en realidad cada remesa son el mismo producto.

Una vez creadas las remesas, al acceder al producto, podrás consultar las remesas creadas al final de la pantalla. También podrás acceder a las mismas pulsándolas para añadir nuevas unidades.

 remesas1 remesas2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cuando un producto tiene remesas, en la lista de productos podrás ver “varias remesas”.

remesas3

Cuando un producto tiene remesas,  en el alta de facturas al elegir el producto, aparecerá un nuevo desplegable “remesa” donde elegir la remesa a utilizar. Por defecto saldrá la primera o la última según hayas configurado en “configuración de remesas” usar el sistema FIFO o LIFO.

remesas4 remesas5

 

 

2.7 Categorías de productos y/o Servicios

Esta pantalla no la vamos a explicar debido a que simplemente es donde se dan de alta las categorías a las que puedes asociar tus productos.

3) Alta de facturas y Órdenes de compra.


Facturas

Si accedes a esta opción accederás directamente a la pantalla de alta de facturas que verás de este modo:

altafacturas1 altafacturas2

La explicación de la botonera de arriba es la siguiente:

Para dar de alta una factura, debes seguir los siguientes pasos:

1. Desplegar el primer panel: “Datos de Factura” puedes rellenar:

  • Numero de Factura, será un campo no editable salvo que configures la opción “controlar yo mismo la numeración de facturas” en la pantalla de configuración de factura dentro de catálogo de datos.

altafacturas3

  • Puedes importar los datos de una o varias facturas o albaranes(solo los productos) usando el botón azul de la izquierda. Y también podrás importar albaranes para crear facturas donde en lugar de aparecer los productos aparecerá una linea cada albarán (con el texto Albaran1, Albarán2, etc.)

importaralbaran

  • Descripción interna: es una descripción para tu uso exclusivo, como nota informativa para ti. Se verá en el listado de facturas.
  • Cliente: puedes elegir uno existente(puedes buscarlo desplegando la lista o pulsando el icono de la lupa y escribiendo las primeras letras del cliente) o introducir un nuevo cliente pulsando el botón +. Si los datos de cliente con los que se van a generar la factura no son correctos y quieres modificar los datos del cliente, deberás hacerlo en el catálogo de clientes. Puedes dar de alta la factura y posteriormente, tras haber modificado los datos correctos del cliente, podrás regenerar la factura en consulta/modificación de facturas.
  • Puedes definir si es una factura, un presupuesto o un albarán. Puedes definir un presupuesto y posteriormente cambiar el estatus del documento a factura. De este modo no tendrás que crear un nuevo documento del tipo factura.
  • Tendrás que definir una fecha de emisión y una fecha de vencimiento.
  • Podrás definir el tipo de retención y en su caso el recargo de equivalencia.
  • Podrás definir un descuento por factura. Se aplicará el porcentaje deseado antes de impuestos.
  • Podrás definir el estado de la factura, si está pagada y/o enviada. Si está pagada el icono de pago, pasará de color rojo a verde. Cuando pulses en enviar factura, el check de “enviada” se marcará automáticamente.

altafacturas4

2. Desplegar el segundo bloque “Añade productos o servicios“, y seguir los siguientes pasos:

  • Lo primero que debes elegir es si quieres añadir una linea nueva a tu factura, como ves en el primer desplegable. Sin embargo, en el primer desplegable hay más opciones . Si lo seleccionas, verás que puedes modificar una linea existente, para lo que tendrás que seleccionar “Modificar una linea ya existente”, o también podrás añadir varias lineas distintas(productos) a la vez.

altafacturas5altafacturas7

Si eliges, “añadir en nueva línea”, podrás escoger el producto que desees, y tras pulsar en el botón “Añadir” que está al final de la caja, se añadirá la linea, como ves a continuación:

altafacturas8

Para eliminar una línea de producto/s, solo tienes que pulsar la papelera como ves en la pantalla anterior.

En caso de que elijas modificar una linea ya existente, deberás tocar la caja que quieres modificar para poder cargar los datos en el panel. Verás que las cajas aparecen con un icono de edición para que elijas qué caja quieres modificar. Una vez cargados los datos en el panel de datos, podrás cambiarlos y tras pulsar en aceptar la caja será modificada y recalculada la factura.

altafacturas9

Por otro lado, si eliges la tercera opción que permite añadir varios productos a la vez, aparecerá un listado con tus productos para marcar varios a la vez. Una vez que seleccionas los productos que quieras añadir a la factura, estos se añadirán con las mismas características que estén marcadas en el cajón de datos de producto. Es decir, si tienes marcado iva, recargo, un descuento del 50% y además has puesto 10 unidades. Todos los productos serán añadidos con 10 unidades, con iva, con recargo y con el mismo descuento del 50%.

altafacturas10

  • Elige los productos deseados desde el desplegable de producto. (puedes añadir nuevos productos directamente también pulsando en el botón +).
  • Elige si se aplica iva o no: Puedes añadir el iva solo a determinados productos. Pero ten cuidado, cada vez que introduces un producto, el iva se vuelve a marcar automáticamente para el siguiente.
  • Elige las unidades vendidas.
  • Define si hay un descuento por producto.
  • Tras pulsar en “añadir”, como hemos comentado, debajo del bloque irán apareciendo los productos añadidos con sus importes en cajas.
  • Si quieres puedes introducir el número de unidades que quieres incluir en la factura, y usar el icono de ESCANEAR CÓDIGO DE BARRAS para añadir directamente la línea a la factura.
  • Para eliminar algún bloque pulsa el icono de la papelera.
  • Si pulsas el icono de edición que ves al lado del precio:

Aparecerá una caja de edición para que puedas editar el precio. El precio introducido solo será válido para la factura presente, y para el producto que estás añadiendo. Si deseas que el precio sea cambiado permanentemente deberás ir al catálogo de datos/Productos y/o servicios y cambiarlo alli. Esto servirá para que el caso de que haya cambiado el precio de un producto y sin embargo necesites generar la factura con el precio que tenía el producto anteriormente.

altafacturas11

3. En el siguiente bloque podrás revisar la información de la factura que vas a generar y añadir un comentario que aparecerá en la factura.

altafacturas12

4. A continuación si te van a realizar pagos parciales, podrás definir tantos pagos parciales como desees:

  • Si marcas el botón que aparece con las palabras “sin pagar” se cambiará a “pagado” y significará que cuando pulsas “añadir pago”, será creado como pagado.
  • Los pagos parciales los puedes definir por un importe fijo, o por un porcentaje sobre el importe pendiente de pagar. Es decir, si usas la barra de desplazamiento para definir el importe del pago parcial el porcentaje que verás es sobre el 100% pero de la cantidad restante que queda pendiente para generar pagos parciales. Por tanto en el primer pago parcial de una factura de 100 euros si llegas al 100% en la barra de desplazamiento, generarás un único pago parcial. Si generas un pago parcial por el 50%, habrás generado un pago parcial por la mitad de la cantidad total de la factura, es decir, en el ejemplo serían 50 euros. Pero si generas un segundo pago parcial, podrás seleccionar el 100% sobre el restante, es decir, si seleccionas 100% estarás realizando un pago parcial por el total de la cantidad restante es decir 50 euros.
  • Define las fechas de vencimiento de los pagos parciales.
  • Puedes crear un pago parcial marcando directamente si el pago ha sido ya realizado o no. Puedes crear un pago parcial como no pagado y posteriormente puedes marcar el pago parcial como pagado en la pantalla de consulta/modificación.
  • Puedes editar o borrar un pago parcial pulsado el pago parcial.
  • Hasta que todos los pagos parciales no estén pagados, el icono de la barra superior que dice si una factura está pagada o no, no cambiará a verde.

altafacturas13

  • Los pagos parciales se irán añadiendo debajo del panel.
  • Una vez pulsado el botón de generar pdf de la CABECERA de la pantalla, verás que se abre el pdf de la FACTURA TOTAL. Pero también se habrán generado los pdfs parciales a los que podrás acceder pulsando el icono del pdf que aparece dentro de cada caja parcial, como puedes ver en la imagen siguiente.

altafacturas14altafacturas15

5. Finalmente puedes guardar o enviar la factura a través de los iconos “guardar” o “enviar”. Si pulsas el icono de enviar factura, se generará el pdf automáticamente con los datos de pantalla y la factura se salvará automáticamente.

Si has generado pagos parciales podrás enviar el pdf de la factura total, y/o los de las facturas parciales generadas:

 altafacturas16

Si seleccionas “Factura actual” podrás enviarla por mail en formato PDF o también podrás enviarla por whatsapp en formato imagen. Las facturas solo se pueden enviar por whatsapp si son en formato imagen, y para ello tenemos que convertir la factura a formato imagen, lo cual lo tenemos que hacer en nuestro servidor. Tras convertirla en imagen podrás enviarla por whatsapp:

whatsapp

  • Los pdfs que se generan tienen este formato por ejemplo para una factura total:

pdffactura

  • Y este otro formato para una factura parcial, donde abajo a la izquierda aparece la información sobre el pago parcial y pagos restantes

pdffacturaparcial

Órdenes de compra

La pantalla de alta de órdenes de compra es igual a la de alta de facturas, pero en la de órdenes de compra solo puedes elegir proveedores. Además, otras opciones diferentes son que en esta pantalla puedes elegir crear una orden de compra sin precios y además puedes marcar como recibidos, los productos solicitados en la orden de compra. Si tienes activo el control de inventario al marcar y desmarcar esta última opción se verán aumentados o reducidos las cantidades recibidas de los productos.

No vamos a explicar el funcionamiento, porque es igual que el de facturas.

altaordenes1altaordenes2

4) Consulta y modificación.


Si accedes a través de la opción accederás:

  • En primer lugar a la lista de clientes para los que has generado facturas.
  • Tras pulsar un cliente, accederás a su lista de facturas, y
  • Tras seleccionar una factura accederás a los datos de la factura.

4.1) Primer paso: Acceso a lista de clientes y generación de excel total de clientes y facturas:

clientes

En este caso, el icono del excel sirve para generar un excel con los datos de las facturas de todos los clientes, al pulsarlo aparecerá lo siguiente:

clientes2

Importante: La aplicación genera el fichero excel, que podrás encontrar dentro de la carpeta Controldefactruas/Usuario1/nombredelcliente/facturas-fechayhora.xls, sin embargo, debes saber que si no posees un editor de excel en tu dispositivo, nuestra aplicación no podrá abrirlo para mostrártelo, aunque esté generado.

Por ejemplo, el excel tendrá el siguiente formato para el caso en el que exportes las facturas únicamente:

4.2) Segundo paso: Acceso a lista de facturas del cliente seleccionado y generación de excel de facturas de ese cliente en particular:

  • En esta pantalla podrás ver los datos principales de la factura asi como si está pagada o enviada. Si está pagada el icono de la izquierda aparecerá con una marca roja, y si está enviada aparecerá con un sobre a la derecha.
  • Con el icono de la arroba @ podrás volver a enviar la factura desde esta pantalla sin tener que acceder a la factura. Podrás enviar una factura o todas en un fichero zip comprimido.
  • Pulsando el icono del excel generarás un excel con los datos de las facturas del cliente que estás consultando.
  • Con el ultimo icono de la derecha, podrás seleccionar las facturas según el año elegido.

listafacturas

4.3) Tercer paso: Tras pulsar en una factura accederías a la misma pantalla de ata de factura donde podrás cambiar datos.

5) Histórico de facturas


Pulsando el botón de herramientas, puedes cerrar un año para enviar las facturas a histórico y que no se mezclen con las facturas del año actual.

cerraraño1

Al pulsar en cerrar año, te aparecerá un desplegable con los años que puedes cerrar:

cerraraño2

También puedes marcar un año para cerrar, accediendo al apartado Histórico que hay en la pantalla principal y pulsando el icono que hay en la parte superior de la pantalla que tiene tiene un reloj dibujado:

cerraraño3

Una vez en la lista de años, dentro del apartado de historico de facturas, ya puedes acceder a tus clientes y sus facturas, para consultarlas.

Para volver a “abrir” el año y poder acceder a las facturas desde Consulta y visualización de facturas, solo hay que mantener pulsado el año que quieres volver a abrir, durante unos segundos, y podrás  sacarlo de histórico.

6)  Informes.


Si accedes al apartado de Informes, podrás acceder a los siguientes informes:

informes1

  • Los informes de impuestos te sacan la suma de los impuestos que hay en las facturas a nivel mensual, trimestral y anual.
  • Los informes de ventas te sacan los totales de las facturas a nivel mensual, trimestral y anual
  • Los informes de beneficios sacan los datos mensuales, trimestrales y anuales, de coger el precio de venta de los productos vendidos y restarle el precio de compra que tenían en el momento de la venta. No se tiene en cuenta en este cómputo el iva, pero si los descuentos realizados sobre la factura o los productos.

Si accedes a alguno de los anteriores informes te aparecerá un listado con los años que puedes consultar:

informes2

Tras pulsar el año deseado, podrás ver los informes del siguiente modo, por ejemplo:

informes3

7) Registrar facturas en control de gastos.


Si accedes a esta opcion podrás acceder a la lista de clientes para los que tienes facturas. Tras elegir una factura, en caso de tener la aplicación android Control de Gastos se abrirá una pantalla donde podrás elegir la lista donde quieres imputar el importe de tu factura, por ejemplo 2013-ENERO, tras elegir la lista deseada, se abrirá la pantalla de alta de gastos donde ya estará relleno el importe de la factura y la descripción del gasto, que llevará el nombre de la factura.

8) Acceso al canal de comunicación.


Hemos creado un canal de comunicación en la aplicación tablón de anuncios que tendrás que tener también instalada, donde podrás comunicarte con nosotros o con otros usuarios preguntando tus dudas sobre facturas, o solicitando ayuda sobre algo:

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